現場管理する上で日報は必要？必要性とメリット3選！

現場管理をしていく上で欠かせない書類の１つに、工事日報があります。
工事日報を作成・管理することで、現場ごとの状況を把握だきるだけでなくコストの削減やトラブル防止への活用もできます。工事日報の必要性やどんなメリットがあるのかを解説してきます。

１.工事日報とは？

工事日報とは、業務に従事する作業員の作業内容や作業時間を現場ごとに記録するための報告書類です。作業日報とも言います。「だれが何の仕事をどのくらいの時間しているのか」という情報を管理者が把握するために、作業員に提出してもらいます。基本的には、すでての作業員がその日の工事終了後に記載し提出する流れです。

作成は義務ではない

工事日報には、作成の義務はありません。建設業に関わる法律でも、工事日報を作成しなければいけないという規定は存在しておりません。ですが、「元方事業者は、関係請負人及び関係請負人の労働者が、当該仕事に関し、この法律又はこれに基づく命令の規定に違反しないよう必要な指導を行なわなければならない。 （労働安全衛生法第29条）」という記載があり、管理者は作業員の動きを的確に把握しなければなりません。
義務ではなくとも、会社としての信頼を維持・向上するために多くの建設現場で工事日報を導入されています。

工事日報の役割

工事日報の作成は法的な義務はありませんが、工事の進捗や労務状況の把握をする上で大変重要な役割を担います。
工事日報をつける役割としては

工事現場の進捗を把握

工事現場の進捗を報告する工事日報は、工事ごとの情報を正確に把握・共有する役割があります。

• 作業が滞りなく進んでいるのか
• スケジュールした計画どおりなのか
• 問題がないか

建設業では工期に向けた計画的な工事状況の把握が欠かせません。現場の状況を正しく把握し、必要があれば調整を行うためにも、作業員はその日の終わりに工事日報を作成することが大切です。

労務状況のトラブル防止

工事日報は適切な労務管理を行う上でも重要な役割を担います。社員が健康的に働くために、会社は労務時間や作業内容が適切かどうか常に把握・管理する必要があります。労働者の保護を証明する書類なので、残業などの時間外労働の費用があいまいになり、働いたぶんだけ給与がもらえていないといった人件費トラブルにも役に立つでしょう。

２.工事日報をつけるメリット

工事日報をルール化することで、工事の進捗把握やコスト節約・トラブルの防止などさまざまなメリットが期待できます。

工事現場の状況を把握・共有できる

それぞれの工事現場の作業員が、その日の作業内容や現場の状況を記載した工事日報を見ることで

• 無駄な作業はないか
• 労働力が足りていない、遅れているところはないか

などといった、現場の問題点が明らかになります。そうすることで、人員を手配するなどの手配や対策を早く打つことができます。

トラブルの防止に繋がる

工事日報を日々作成することで、工事現場での事故やトラブルの防止にも繋がります。建設業界の工事は、天候の影響を受けやすいものも多く工事が計画通りに進まないことがありますが、それでも納期通りに工事を完了させる必要があります。
工事日報を使い日々の状況を把握しておくことで、現場にはいない管理者と作業員がうまく連携することができ、トラブルの回避にも繋がるのです。もしも、トラブルが起きてしまった場合にでも、工事日報により状況を詳しく把握できていれば、早急な対応が可能になり、今後の対策を講じることができます。

コスト管理ができる

工事日報は、コスト管理にも役に立ちます。中でも人件費は経費として大きな比重を占めており、作業員の働き方を把握して適切な人材配置を行うことで、人件費の削減にも繋がります。直行直帰が多い現場だとしても、工事日報を活用することで時間や作業内容を把握し、勤務管理を適切に行うことができます。無駄な作業やミスが減ることで、余分な資材・設備・時間にかかるコスト削減が可能です。

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３.工事日報の書き方と注意点

建設業で用いられる工事日報ですが、決まったフォーマットというのはありません。会社独自でフォーマットを維持する必要がありますが、立場や工種によって作業日報のレイアウトや入力項目がバラバラであったり、特に把握しておきたい安全・品質・稼動は会社によって千差万別です。
一般的な記載項目は下記のとおりです。

• 現場名称
• 作業員名
• 現場代理人名
• 日付、天気、気温
• 始業時間、終業時間、休憩時間
• 残業時間
• 工種、工事内容
• 備考（その他補足内容）

現場名称や作業員の名前など、すでにわかっているものは事前に整理しておいたり記載しておくと良いでしょう。
テンプレートはあらかじめ作成しておきましょう。工事が始まる前に準備しておく必要があります。

原則として工事日報は1日の業務終わりに、その日の内に作業記録を作成します。現場の状況を振り返り、翌日以降の作業に繋げていくためにも、当日中に作成するようにしましょう。

作成の注意点

作業日報を導入した際には、気を付けるポイントもあります。運用ミスを発生させないよう、事前に注意点も理解しておきましょう。

• 記入ミスがある
  作業員に一任してる場合、記入漏れなどのミスが発生する可能性があります。人件費トラブルにもつながるので、管理者によるこまめな二重チェックやルール化を進めましょう。
  
• 作成する上での手間
  書類での管理をする場合、作業毎の作成になるのでデータを転写するといった手間が発生ます。それにより記入ミスが発生することもあるので、管理者のチェックは必ず必要です。
  
• セキュリティ面での対策
  Excelなどデータでの管理をする場合、セキュリティ面でのトラブルが発生する可能性もあります。データの消失や改ざん、誤って従業員が削除してしまうなどです。ウイルスソフトやパスワード設定を活用した対策にも取り組みましょう。

工事日報を浸透させるには？

工事日報を導入しても作業員に浸透しなくてはうまくいきません。
例えば、書類で作成する場合には作業員が習慣化しやすいような場所に記入スペースを設けましょう。
記入してから入退場する、というルール化するのであれば現場出入口にスペースを設けると良いでしょう。

デジタルで作成する場合には、あらかじめ記入テンプレートを共有しておくと便利です。Excelや専用アプリを活用するのが良いでしょう。転写の手間も省けるだけでなく、提出を忘れた作業員がいても出し忘れなどの管理もしやすくなります。

4.日報管理ソフトはお任せください

エモマチでは、日報管理に特化した専用ソフトも扱っております。デジタルでの工事日報作成はノートパソコンやタブレットからでも更新でき、データの共有も簡単です。どなたでも使い始めやすい作りとなりますので、ぜひご検討ください。下記フォームより問い合わせも受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。